Comment rédiger ses factures facilement ?

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Utiliser votre devis afin de rédiger votre facture

Vous venez de réaliser des prestations chez un de vos clients, il vous faut maintenant lui envoyer une facture afin qu’il vous règle. Il est préférable d’être équipé d’un logiciel de facturation dédié (plutôt que des documents excel par exemple).

Le montant de la facture est le même que celui de votre devis, sauf dans le cas où il a signé un avenant au devis. Il n’est légalement pas possible de facturer au client un montant plus important que le devis signé. Vous n’avez qu’à reprendre votre devis avoir toutes les informations nécessaires à la réalisation de votre facture en un clic. Les éléments que vous ne trouverez pas sur le devis, mais que vous devez quand même faire figurer sur la facture sont les suivantes :

Le numéro de facture, la date du jour et de fin d’exécution des prestations

Les réductions de prix (rabais, remises ou autres)

Les modalités de règlement

L’échéance de paiement

Une bonne présentation vous garantit une meilleure compréhension

Vous êtes probablement amené, en tant qu’entrepreneur, à créer des devis et des factures, elles sont importantes pour votre relation commerciale, de même que pour les devis, ils reflètent votre professionnalisme. Il est donc important que votre facture soit aérée, élégante, facile à comprendre, pour cela il est plus simple d’utiliser un générateur de factures en ligne comme devis-facture.com. Il y a bien évidemment des conditions légales à respecter, cependant vous êtes libre d’utiliser le format et la mise en pages de votre choix.

En règle générale les factures sont organisées en trois parties :

Le haut : vos coordonnées, celles de votre client, votre logo, le numéro et la date de facturation.

Le milieu : vos différentes prestations, leurs prix unitaires, les quantités avec ou sans la TVA

Le bas : le montant des prestations HT et TTC, les modalités de paiement et les informations de votre entreprise

La numérotation de vos factures est un point essentiel

Chacune de vos facturations doit présenter un numéro différent et unique. Elles doivent se suivre et ne pas afficher ni de « trou », ni d’aucune rupture dans la numérotation, doit avoir un numéro systématiquement plus grand (+1) que la dernière facture émise. De plus, il est obligatoire de garder ses factures pour une durée minimum de 10 ans. Lorsque le volume des factures est donc conséquent, il peut être opportun de s’équiper d’une solution de facturation afin de pouvoir gérer cette numérotation plus facilement. Des fonctionnalités pour vos devis et factures vous aideront également à rendre l’exercice plus fluide. Il va attribuer les numéros aux factures de vente de façon automatique, c’est-à-dire sans que l’entreprise n’ait à se soucier du respect des conditions légales. L’entreprise devra seulement être vigilante quant à la date d’émission de la facture.

Source image à la une : devis-facture.com

 

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